Los 10 consejos para utilizar (eficientemente) el correo electrónico del trabajo

Una de las herramientas más utilizadas en nuestro trabajo es el correo electrónico, (en cualquiera de sus formas: Outlook, Gmail, Thunderbird…). La manera de redactar, almacenar o gestionar nuestro correo electrónico profesional nos evitará muchos quebraderos de cabeza.



Aquí os dejo los consejos que recomiendo que tengáis en cuenta y he aprendido por mi propia experiencia:

1. Simplifica los correos electrónicos, un email no tiene por qué tener el mismo esquema que una carta, podemos utilizar enlaces, esquemas, numeración de temas…

2. No pongas en copia a quien no lo necesite. Esa persona lo agradecerá y todos lo agradeceremos.


3. No respondas en caliente, puede evitarte más de un disgusto. En el caso de recibir algún correo que te saque de tus casillas, no contestes en ese momento, hazlo cuando estés con la mente fría.

4. Pide a compañeros que no te incluyan en listas o grupos si crees que no es relevante tu presencia en ellas.

5. Pon fin a los interminables hilos (usa o bien skype, teléfono, o propón una reunión), he llegado a ver hilos de varios meses de duración en el que se diluye de una manera asombrosa el objetivo real del correo.

6. Responde inmediatamente. Si puedes y si tienes la respuesta, responde en el momento de recibir el correo. Recuerda que se trata de que el trabajo fluya, no de aparentar que estás muy ocupado.

7. Sé agradecido, pero no incluyas en el agradecimiento a todos los contactos que han estado en copia durante el hilo si lo que quieres es agradecer a una persona en concreto su trabajo.

8. En algunas culturas como la española o en algunos países de América latina, se tiende generalmente a no ser directo en los correos. Es recomendable ir directamente al grano y evitar hablar de temas personales, recuerda que es un correo profesional y puede ser utilizado en cualquier momento por un tercero.

9. Desactiva la función de ventanas emergentes del email, esto es muy recomendable dentro de lo posible, la finalidad es ganar control y no dejar que el email te domine.

10. Deja de enviar un email como medio de prueba de lo que se dice dentro de una misma organización. En una empresa sana no hace falta dejar escrito algo como prueba, debe ser suficiente la palabra de la persona para justificar un hecho.

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